档案数字化管理，俨然成为一个失密“大坑
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导读：档案数字化：利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等，将传统介质文件资料和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案数字信息库。
随着档案数字化工作的推进，保密行政管理部门在案件查处工作中发现，机关单位因该项工作而致失泄密的情况屡屡发生。数字化时代的档案管理，俨然成为一个“大坑”。
保密要求
1、涉及到涉密档案资料的数字化必须在专门场所进行，要保证监控设备完善，并派专人全程监管。
2、对存储涉密数字化档案资料的计算机等信息设备采取物理隔离措施，禁止接入互联网。
前车之鉴
按照流程，档案数字化工作可以分为生成、流转、存储、利用等环节，每个环节都有失泄密隐患：
违规外包扫描
2014年4月，承担某部档案数字化工作的甲公司员工何某，因担心以前由乙公司（在甲公司之前接受委托负责该部档案数字化工作）扫描整理的有关文件扫描件在新程序下读取会遇到问题，便私自将全部原始数据备份保存在档案服务器上，准备运行正常后删除。2014年4月档案管理软件升级后，系统中的图片文件需重新进行统一命名后才能正常使用，何某在帮助修改涉密扫描件文件名时，违规在连接互联网计算机上操作，且修改完成后忘记及时删除，导致泄密。
资料流转不登记
2016年8月，有关部门在工作中发现，1份标注“机密”的文件资料在某微信群中传播。经查，发布者系某省档案局服务人员孙某，该局在当年的档案数字化工作中，因现场工作人员疏忽，对原始纸质档案资料进行拆封扫描后未加以检查，导致涉案文件落在数字化现场。孙某清理卫生时发现涉案文件内容与其儿子工作有关，遂将其拍下发在家庭微信群中，造成泄密。
存储载体丢失
2015年12月，某市档案局工作人员发现，在某项档案数字化工作结束后，存储档案数据的1个移动硬盘下落不明，随即向有关部门报告。随后，该省保密局对备份数据进行密级鉴定，移动硬盘中的档案资料中包括1份机密级、1份秘密级国家秘密。
违规复制扩散
2002年12月，有关部门发现，2份秘密级档案资料正在通过互联网电子邮件传递。经查，发件人系某州档案局职工李某。因好友印某和刀某以写论文为由索要资料，李某便在档案局系统中搜罗了7份相关档案（其中包括2份秘密级国家秘密），将之擅自导出至非涉密电脑，通过互联网电子邮箱传递给印某，印某又转发给刀某，最终造成泄密。
案件寻因
1.外包监管严重缺位。有的档案管理部门没有对有关公司资质、人员等信息进行审查，当起了“甩手掌柜”，对数字化工作的场所、过程、设备缺乏监管，使国家秘密处于危险境地。
2.工作人员缺乏“两识”。复制和传播数字化档案资料简单便捷，而且容易清除痕迹，有的档案部门工作人员错误地以为电子版的档案资料可以随便复制、共享使用，便“监守自盗”，最终导致泄密。
3.成果流转“予取予求”。对原始档案的出库、入库、拆封和复原等环节没有交接手续，也不逐卷核对，给“有心之人”提供了可乘之机；对已完成数字化的档案资料缺乏严密管理，没有建立相关台账，为违规和泄密行为留下实施空间。